Cómo crear tu primera factura legal con ClientLabs (tutorial paso a paso)

Emitir tu primera factura con un nuevo software siempre genera dudas: ¿estoy configurando bien los datos fiscales? ¿La numeración es correcta? ¿El PDF que se genera cumple los requisitos legales? Este tutorial resuelve todas esas preguntas paso a paso, con capturas del proceso real en ClientLabs.

Al final de esta guía habrás emitido una factura completamente legal, con los cálculos automáticos de IVA e IRPF correctos, enviada al cliente y registrada en el sistema. Tiempo estimado: 15 minutos la primera vez. Las siguientes: menos de 3 minutos.

Qué hace que una factura sea legalmente válida en España

Antes de entrar al tutorial, conviene tener claro qué exige la normativa. Según el Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012) y las modificaciones introducidas por Verifactu, una factura válida debe incluir:

• Número de factura correlativo y sin huecos (dentro de su serie)
• Fecha de emisión
• Fecha de operación si es diferente a la de emisión
• Datos completos del emisor: nombre o razón social, NIF, dirección fiscal completa
• Datos completos del destinatario: nombre o razón social, NIF/CIF, dirección
• Descripción detallada de los bienes o servicios prestados
• Base imponible (precio sin impuestos)
• Tipo de IVA aplicado y cuota resultante
• Tipo de retención de IRPF y cuota retenida (si aplica)
• Importe total a pagar
• A partir de 2027: código de verificación Verifactu y QR de la AEAT

ClientLabs genera todos estos elementos automáticamente. Tu trabajo es introducir los datos correctos; el sistema hace el resto.

Paso 0: Configurar tu cuenta (datos fiscales y número de serie)

Antes de crear tu primera factura, debes configurar tu perfil fiscal. Sin estos datos, las facturas no serán válidas. Accede a Ajustes > Datos fiscales en el panel de ClientLabs.

Introduce los siguientes datos con exactamente la misma ortografía que aparecen en el Censo de la AEAT:

• Nombre o razón social: tu nombre completo como autónomo (ej: "María García López") o el nombre de tu empresa si eres SL
• NIF/CIF: tu número de identificación fiscal (DNI seguido de la letra, ej: 12345678A)
• Dirección fiscal completa: calle, número, piso/puerta, código postal, municipio y provincia. Debe coincidir con tu domicilio fiscal en la AEAT.
• Actividad: descripción de tu actividad profesional para que aparezca en las facturas

A continuación, configura tu serie de facturación. La serie es un prefijo que identifica el tipo de factura. Para autónomos, lo más común es usar el año como prefijo: "2026" o "F-2026". Establece también el número inicial: si es tu primera factura del año, será el 1. Si ya has emitido facturas anteriores en otro sistema, el número inicial debe ser el siguiente en la secuencia.

Importante: no cambies la serie o el número inicial una vez hayas emitido la primera factura. La correlatividad es obligatoria y los huecos en la numeración pueden ser sancionables.

Paso 1: Crear o seleccionar el cliente

Accede a la sección Clientes en el menú lateral. Si el cliente ya existe en tu lista, búscalo por nombre o email y haz clic en su ficha. Si es un cliente nuevo, haz clic en Nuevo cliente.

Para que la factura sea válida, debes introducir al menos:

• Nombre o razón social del cliente
• NIF/CIF: obligatorio para clientes empresariales y para aplicar retención de IRPF. Para particulares con los que no apliques retención, puede omitirse en algunos casos, pero es siempre recomendable solicitarlo.
• Dirección fiscal: necesaria para facturas a empresas y para cualquier factura que supere ciertos umbrales o requiera verificación
• Email: para el envío directo del PDF

Una vez guardado el cliente, quedará en tu base de datos para futuras facturas. No tendrás que volver a introducir estos datos.

Paso 2: Nueva factura — la interfaz explicada

Accede a Facturas > Nueva factura o haz clic en el botón "Nueva factura" del panel principal. Se abrirá el formulario de creación con los siguientes bloques:

• Bloque superior izquierdo: selección del cliente (busca el que creaste en el paso anterior) y fecha de emisión (por defecto, hoy)
• Número de factura: se asigna automáticamente. Puedes ver el número que se asignará antes de guardar. No lo modifiques manualmente a menos que haya una razón específica.
• Fecha de operación: si el servicio se prestó en una fecha diferente a la de emisión, indícala aquí. Si no, déjala igual que la fecha de emisión.
• Método de pago y plazo: transferencia bancaria, efectivo, tarjeta, o el que corresponda. Puedes indicar el plazo de pago (30, 60, 90 días) para que el sistema controle los vencimientos.

Paso 3: Añadir líneas de factura

Este es el núcleo de la factura. Haz clic en Añadir línea para agregar cada concepto facturado. Cada línea incluye:

• Descripción: describe el servicio o producto de forma clara y específica. No uses descripciones genéricas como "servicios profesionales". Escribe: "Diseño de identidad corporativa para proyecto X — octubre 2026" o "Consultoría estratégica — 3 sesiones de 2 horas". Una descripción clara reduce las consultas de clientes y es importante en caso de disputa o inspección.
• Cantidad: número de unidades, horas, días u otras unidades de medida. Si facturas un proyecto cerrado, usa 1.
• Precio unitario: precio de cada unidad sin impuestos (base imponible por unidad).
• Tipo de IVA: selecciona el porcentaje correcto. El 21% es el tipo general para la mayoría de servicios profesionales. El 10% aplica a hostelería, transporte de viajeros y algunos servicios. El 0% aplica a servicios educativos reglados, ciertos servicios sanitarios y otros casos específicos. Si tienes dudas, consulta con tu asesor.
• Retención de IRPF: si el cliente es una empresa o autónomo español (no un particular ni una empresa extranjera), aplica la retención del 15% (o 7% si estás en tus dos primeros años de actividad). Si el cliente es un particular o una empresa extranjera, la retención es 0%.

Puedes añadir tantas líneas como necesites. Cada línea calcula su subtotal automáticamente. Si tienes un descuento global, existe un campo específico para aplicarlo al total de la factura.

Paso 4: Revisar los cálculos automáticos

En la parte inferior derecha del formulario verás el resumen fiscal de la factura en tiempo real. Conforme añades líneas, los valores se actualizan automáticamente:

• Base imponible: suma de todos los conceptos antes de impuestos. Es el valor sobre el que se calculan el IVA y la retención.
• IVA total: cuota de IVA resultante (base imponible × tipo de IVA). Si tienes líneas con distintos tipos de IVA, se desglosarán por tipo.
• Retención IRPF: importe que el cliente retendrá y pagará en tu nombre a la AEAT. Este importe se resta del total a pagar.
• Total a pagar: lo que el cliente debe ingresarte. La fórmula es: Base imponible + IVA - Retención IRPF.

Revisa que estos valores son correctos antes de guardar. Un error en este punto, aunque se puede corregir con una factura rectificativa, es una complicación innecesaria.

Paso 5: Personalizar la factura

ClientLabs permite añadir tu identidad visual a las facturas sin necesidad de conocimientos de diseño. Accede a Ajustes > Personalización para configurar:

• Logo: sube el logo de tu negocio en formato PNG o SVG. Aparecerá en la cabecera del PDF. Si no tienes logo, el sistema usará tu nombre o razón social como texto.
• Color de acento: puedes elegir el color principal del PDF para que coincida con tu identidad de marca.
• Datos de contacto adicionales: teléfono, web, redes sociales. Aparecerán en el pie de página del PDF.
• Notas al pie: texto que aparece en todas tus facturas. Útil para incluir información sobre condiciones de pago, datos bancarios para la transferencia (IBAN) o cualquier aviso legal.
• Datos bancarios: configura tu IBAN para que aparezca en las facturas de forma automática. Así el cliente sabe a qué cuenta hacer la transferencia sin necesidad de que lo incluyas manualmente en cada factura.

Paso 6: Guardar y enviar al cliente

Una vez revisados todos los datos, tienes dos opciones:

• Guardar borrador: guarda la factura sin emitirla. El número de factura no se asigna todavía. Útil si necesitas revisar algo antes de enviar.
• Emitir y enviar: asigna el número correlativo definitivo, genera el PDF con el código Verifactu (si está activado), y envía el email al cliente automáticamente.

Al hacer clic en Emitir y enviar, el sistema abre un modal con la previsualización del email. El asunto y el cuerpo del mensaje ya están pre-rellenados con el número de factura, el total y tu nombre, pero puedes editarlos antes de enviar. El PDF se adjunta automáticamente.

Una vez enviada, la factura queda en estado "Enviada" en tu panel. El número de factura queda bloqueado y no se puede reasignar.

Paso 7: Registrar el cobro cuando el cliente pague

Cuando el cliente realice el pago, accede a la factura en Facturas y haz clic en Registrar cobro. Indica la fecha de cobro y el importe recibido (que puede ser parcial si se paga en plazos). La factura pasará al estado "Cobrada" y desaparecerá de la lista de pendientes.

Este registro es importante por dos razones: te permite saber en tiempo real cuánto dinero tienes pendiente de cobro, y el sistema puede enviarte alertas cuando una factura lleva demasiado tiempo sin cobrar.

Cómo ClientLabs genera automáticamente el código de control Verifactu

A partir de la activación de Verifactu en tu cuenta, cada factura emitida genera automáticamente un registro electrónico. El proceso es invisible para ti: en el momento en que haces clic en "Emitir", el sistema calcula un hash SHA-256 de los datos de la factura (emisor, destinatario, número, fecha, importe), lo incluye en el código QR que aparece en el PDF y lo registra en la cadena de facturas verificadas.

El cliente puede escanear el QR con su móvil y verificar que la factura es auténtica y no ha sido manipulada. La AEAT también puede verificarlo en cualquier momento.

Si emites una factura sin conexión a internet, el sistema la marca como pendiente de sincronización y la registra en la AEAT en cuanto se restaura la conexión. La factura sigue siendo válida.

Errores comunes al crear la primera factura y cómo evitarlos

• NIF del cliente incorrecto: verifica siempre el NIF antes de emitir. Un NIF erróneo invalida la factura para el cliente a efectos de deducción de IVA.
• Dirección fiscal desactualizada: si el cliente ha cambiado de domicilio, la dirección antigua puede crear problemas. Actualiza la ficha del cliente antes de facturar.
• Aplicar retención a un particular: la retención de IRPF solo aplica cuando el destinatario es un empresario o profesional que actúa en el ejercicio de su actividad. Nunca a particulares que contratan como consumidores.
• Olvidar indicar el IBAN: si el cliente paga por transferencia y no incluyes tu número de cuenta en la factura, lo más probable es que te escriba para pedirlo, lo que retrasa el cobro.
• Descripción demasiado vaga: "Servicios del mes de octubre" no describe qué se ha facturado. En caso de disputa o inspección, una descripción vaga no ayuda. Sé específico.

Qué hacer si necesitas modificar una factura ya enviada

Una vez emitida y enviada una factura, no se puede editar directamente. Esto es intencional: modificar una factura ya emitida sin dejar rastro es una irregularidad fiscal. La solución correcta es una factura rectificativa.

En ClientLabs, accede a la factura que quieres corregir y haz clic en Crear rectificativa. El sistema generará automáticamente una factura rectificativa que referencia a la original, con los datos corregidos. La factura original queda en el historial y la rectificativa queda vinculada a ella, manteniendo la trazabilidad completa.

Las rectificativas también tienen numeración correlativa propia (generalmente con un prefijo "R" o en una serie separada). ClientLabs lo gestiona automáticamente.

Si aún no tienes tu cuenta, empieza gratis en ClientLabs y emite tu primera factura legal en menos de 10 minutos. Sin tarjeta de crédito. Consulta los planes disponibles si quieres ver qué incluye cada opción.