Verifactu 2026: guía completa para autónomos y pymes

Verifactu es, sin duda, el cambio normativo más importante para los autónomos y pymes españoles en los últimos años. El Real Decreto 1007/2023, que aprueba el Reglamento de Facturación Electrónica, obliga a que todo software de facturación cumpla una serie de requisitos técnicos rigurosos a partir de 2027. Si aún no has empezado a prepararte, este artículo te explica exactamente qué es, qué implica y cómo adaptarte a tiempo.

Qué es Verifactu y por qué nace

Verifactu es el sistema de verificación de facturas impulsado por la Agencia Tributaria española. Su objetivo es claro: eliminar el fraude fiscal en la facturación, garantizar la integridad de los registros y que Hacienda pueda contrastar en tiempo real las facturas emitidas por cualquier contribuyente con las recibidas por sus clientes.

El sistema nace como respuesta a la proliferación de software de doble uso: programas de facturación que permitían emitir una factura para el cliente y otra versión manipulada para la declaración fiscal. Verifactu pone fin a esta práctica imponiendo requisitos técnicos que hacen imposible modificar o eliminar facturas una vez registradas.

El marco legal que regula todo esto es el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales. Este reglamento desarrolla la disposición adicional decimoséptima de la Ley 58/2003, General Tributaria.

Diferencia entre Verifactu y factura electrónica B2B

Existe una confusión frecuente entre Verifactu y la facturación electrónica B2B que obliga la Ley Crea y Crece (Ley 18/2022). Son dos sistemas distintos con objetivos diferentes:

• Verifactu: es un requisito técnico para el software de facturación. No obliga a enviar facturas electrónicas a los clientes, sino a que el propio sistema informático genere facturas con integridad garantizada, firme cada registro con un hash SHA-256 encadenado y, opcionalmente, envíe los datos a la AEAT en tiempo real. Su objetivo es el control tributario interno.
• Factura electrónica B2B (Ley Crea y Crece): obliga a las empresas a intercambiar facturas en formato electrónico estructurado con sus proveedores y clientes empresariales. Su objetivo es agilizar los pagos y reducir la morosidad comercial.

Un autónomo puede cumplir con Verifactu sin tener que enviar facturas electrónicas estructuradas a sus clientes, y viceversa. Aunque en la práctica, un software homologado Verifactu generalmente también facilita el cumplimiento de la facturación electrónica B2B.

Para más detalle sobre la facturación electrónica B2B, puedes consultar nuestro artículo Facturación electrónica obligatoria en España: todo lo que necesitas saber en 2026.

Fechas de entrada en vigor

El calendario de implantación de Verifactu es gradual y por tipo de contribuyente:

• Grandes empresas y grupos fiscales (IS): obligatorio a partir del 1 de enero de 2027. Se consideran grandes empresas las que superan los 6 millones de euros de cifra de negocios.
• Autónomos, pymes y resto de contribuyentes: obligatorio a partir del 1 de julio de 2027.

Estos plazos afectan a los desarrolladores de software: los programas de facturación deben estar certificados y disponibles antes de esas fechas para que los usuarios puedan migrar. Si usas un software comercial, el proveedor es quien debe hacer el trabajo de certificación. Si usas una solución a medida o desarrollada internamente, la responsabilidad recae directamente sobre ti o tu empresa.

Aunque las fechas parecen lejanas, la adaptación de los sistemas informáticos lleva tiempo. La AEAT recomienda iniciar el proceso de revisión y migración a partir del segundo semestre de 2026 como máximo.

Requisitos técnicos del sistema Verifactu

El Reglamento de Facturación establece una serie de requisitos técnicos que debe cumplir cualquier software de facturación homologado. Los más relevantes son:

Hash SHA-256 y encadenamiento de registros

Cada registro de factura debe incluir un huella digital (hash) calculada mediante el algoritmo SHA-256. Además, el hash de cada factura debe incluir el hash de la factura anterior del mismo emisor, creando una cadena criptográfica que hace imposible modificar o eliminar registros sin que se detecte la manipulación. Esta es la piedra angular del sistema: garantiza la integridad de la información sin posibilidad de alteración retroactiva.

Código QR verificable

Todas las facturas deben incluir un código QR que, al ser escaneado, permite al receptor (cliente, inspector, proveedor) verificar en la sede electrónica de la AEAT que la factura existe y que sus datos son correctos. Este código QR contiene, como mínimo, el NIF del emisor, el número y serie de la factura, la fecha de expedición, el tipo de factura, el importe total y la cuota de IVA.

Formato XML estructurado

Los registros de facturación deben generarse en formato XML conforme al esquema técnico publicado por la AEAT. Este XML es el que se envía a Hacienda en los sistemas de remisión voluntaria (modalidad Verifactu) o que se custodia internamente en los sistemas que no remiten en tiempo real.

Registro en la AEAT (modalidad Verifactu)

El reglamento distingue dos modalidades de cumplimiento. En la modalidad Verifactu stricto sensu, el software envía cada registro de factura a la AEAT en el momento de su emisión. En la modalidad sin envío, el software genera los registros con todos los requisitos técnicos pero los almacena localmente sin transmitirlos de forma automática. La modalidad Verifactu con envío a la AEAT ofrece ventajas adicionales: simplifica el cumplimiento del SII para quienes están obligados y facilita las devoluciones del IVA.

Qué información debe incluir cada registro de factura

El artículo 10 del Reglamento de Facturación establece los campos mínimos que debe contener cada registro de facturación en el sistema informático:

• Identificación del software: nombre, versión y número de identificación del sistema.
• Datos del emisor: NIF, nombre o razón social.
• Datos de la factura: número y serie, fecha de expedición, tipo de factura (completa, simplificada, rectificativa).
• Datos del destinatario: NIF y nombre (obligatorio en facturas completas, opcional en simplificadas).
• Datos económicos: base imponible por tipo de IVA, tipo impositivo, cuota de IVA, retenciones de IRPF si las hubiera e importe total.
• Hash SHA-256: de este registro encadenado con el anterior.
• Firma electrónica: del registro de factura según los esquemas técnicos de la AEAT.
• Indicador de Verifactu: si el registro se envía a la AEAT o se almacena localmente.

Qué pasa si no cumples: sanciones

El incumplimiento de los requisitos del Reglamento de Facturación tiene consecuencias económicas significativas. El artículo 201 bis de la Ley General Tributaria, modificado por la Ley 11/2021 de medidas de prevención del fraude fiscal, establece el régimen sancionador:

• Uso de software de doble uso o que permita manipulación de registros: multa de 50.000 euros por ejercicio en el que se haya producido el incumplimiento, con un límite de 150.000 euros por tres ejercicios consecutivos.
• Incumplimiento de requisitos técnicos del Reglamento sin que haya manipulación de datos: multa de hasta 10.000 euros por ejercicio.
• Falta de certificación del software utilizado: el fabricante o importador del software puede ser sancionado adicionalmente.

Es importante destacar que la responsabilidad recae tanto sobre el fabricante del software como sobre el usuario. Si utilizas un software no homologado a sabiendas, puedes ser sancionado aunque no hayas manipulado ningún dato.

Cómo prepararte: pasos concretos

Aunque las fechas de obligatoriedad son en 2027, el proceso de adaptación debe empezar cuanto antes. Estos son los pasos recomendados:

1. Audita tu sistema de facturación actual

Identifica qué software usas para emitir facturas. Si es un programa comercial, contacta al proveedor para saber si ya tienen certificación Verifactu o cuándo la tendrán disponible. Si facturas con Excel, Word o cualquier solución no homologada, tienes que migrar a un sistema certificado antes de julio de 2027.

2. Verifica la hoja de ruta del proveedor

Pide a tu proveedor de software la declaración responsable de conformidad con el RD 1007/2023. Un proveedor serio debe poder facilitarte este documento y explicarte exactamente cuándo estará disponible la versión certificada. Si no tienen respuesta clara, es señal de alerta.

3. Migra con tiempo

No esperes a las fechas límite. Migrar a un nuevo software de facturación requiere: importar clientes y series de facturas, configurar los datos fiscales, hacer pruebas con facturas reales y que tu equipo (si lo tienes) aprenda a usarlo. Este proceso puede llevar entre 1 y 4 semanas según la complejidad de tu operación.

4. Forma a tu equipo

Si hay otras personas que emiten facturas en tu negocio, asegúrate de que entienden los nuevos requisitos: no se pueden editar ni eliminar facturas ya registradas, todas las facturas deben tener el código QR visible y los datos deben ser correctos desde el primer momento.

5. Revisa tu archivo de facturas

Verifactu aplica a las facturas emitidas a partir de la fecha de obligatoriedad. Las facturas anteriores no necesitan ser re-generadas, pero debes seguir conservándolas durante el plazo legal de 4 años.

Por qué usar software homologado como ClientLabs

Adaptar un sistema de facturación a Verifactu no es trivial: requiere implementar el algoritmo SHA-256, el encadenamiento de registros, la generación del XML según el esquema de la AEAT, el código QR y, opcionalmente, la integración con los webservices de la AEAT para el envío en tiempo real. Todo esto tiene que ser auditado y certificado.

ClientLabs, diseñado desde el principio para autónomos y pymes españolas, incorpora el cumplimiento Verifactu en su hoja de ruta como requisito obligatorio, de forma que cuando llegue la fecha de obligatoriedad tus facturas ya cumplan automáticamente con todos los requisitos técnicos. No tendrás que preocuparte por el hash, el XML ni el QR: el sistema lo gestiona por ti.

Además, al centralizar la gestión de clientes, facturas y seguimiento de cobros en una sola plataforma, eliminas la fragmentación entre herramientas que complica el cumplimiento normativo. Si todavía facturas con soluciones no homologadas, este es el momento de hacer el cambio. Empieza gratis en ClientLabs y migra a un sistema preparado para Verifactu antes de que sea obligatorio.

Preguntas frecuentes sobre Verifactu

¿Afecta Verifactu a las facturas simplificadas (tickets)?

Sí. Las facturas simplificadas también deben cumplir con los requisitos del Reglamento de Facturación, incluido el encadenamiento de registros y el código QR. Esto afecta especialmente a comercios y hostelería.

¿Es obligatorio enviar las facturas a la AEAT en tiempo real?

No necesariamente. El reglamento permite dos modalidades: envío en tiempo real (modalidad Verifactu) o almacenamiento local con capacidad de remisión a requerimiento. La modalidad Verifactu con envío automático es opcional pero ofrece ventajas fiscales.

¿Qué pasa con las facturas emitidas antes de la fecha de obligatoriedad?

Las facturas emitidas antes de la fecha de entrada en vigor no necesitan cumplir con los nuevos requisitos. A partir de esa fecha, todas las facturas nuevas deben generarse con el software certificado.

¿Puedo seguir usando Excel después de julio de 2027?

No. Excel no puede cumplir con los requisitos técnicos del Reglamento: no puede generar el hash SHA-256 encadenado, no puede firmar electrónicamente los registros y no puede integrarse con los webservices de la AEAT. Debes migrar a un software certificado.