Gastos deducibles del autónomo en 2026: la lista con ejemplos

Gastos deducibles del autónomo en 2026: la lista con ejemplos

Un gasto es deducible cuando está vinculado a tu actividad, lo puedes justificar con factura y lo tienes registrado en tu contabilidad. Si cumple esas tres condiciones, resta en tu IRPF y, casi siempre, te permite recuperar el IVA. Aquí tienes la lista completa por categorías, con los importes concretos que admite Hacienda en cada caso, para que no deduzcas de menos por desconocimiento.

Los 3 requisitos para deducir un gasto

Antes de la lista, la regla que decide todo. Un gasto solo es deducible si cumple las tres a la vez:

1. Vinculación con la actividad. El gasto tiene que estar relacionado con tu trabajo. Una comida con un cliente, sí; la cena del sábado con amigos, no.
2. Justificación. Necesitas factura completa a tu nombre y con tu NIF. Un ticket simple no suele bastar para deducir el IVA.
3. Registro. Debe constar en tus libros de ingresos y gastos.

Si falla uno de los tres, Hacienda puede rechazar la deducción. Sobre la conservación: Hacienda puede revisar hasta 4 años (prescripción, art. 66 LGT), pero la obligación mercantil de conservar libros y documentación es de 6 años (art. 30 del Código de Comercio). Conclusión práctica: guarda las facturas al menos 6 años.

Lista de gastos deducibles por categoría

1. Cuota de autónomos

La cuota mensual al RETA es 100 % deducible como gasto. Es de los más olvidados y de los más claros: en 2026, con una cuota mínima de unos 206 €/mes, son más de 2.400 € al año que deberías estar deduciendo.

2. Suministros y oficina

• Si tienes local u oficina: luz, agua, internet, alquiler y gastos del local son deducibles al 100 % (con factura).
• Si trabajas desde casa: primero comunica en el modelo 036/037 qué porcentaje de la vivienda afectas a la actividad. Sobre los suministros (luz, agua, gas, internet), la fórmula es m² afectos ÷ m² totales × 30 % × importe de la factura. Ejemplo: si afectas el 20 % de la casa, deduces el 30 % de ese 20 %, es decir, un 6 % de la factura. Tras la resolución del TEAC de julio de 2023, se admite esa misma proporción también en el IVA.
• Gastos de titularidad o alquiler de la vivienda (alquiler, IBI, comunidad, seguro del hogar): aquí la deducción es la proporción directa a los m² afectos, sin aplicar el 30 % (ese 30 % es exclusivo de los suministros).

3. Material y herramientas de trabajo

Ordenador, móvil, mobiliario, material de oficina, software, herramientas del oficio. Si el bien dura varios años (un portátil, una máquina), normalmente se amortiza (se deduce repartido en varios ejercicios) en lugar de deducirse de golpe.

4. Software y servicios online

Tu programa de facturación, CRM, hosting, dominio, suscripciones profesionales. Plenamente deducibles si los usas para la actividad. (Sí: tu suscripción a una herramienta como ClientLabs es un gasto deducible más.)

5. Asesoría y servicios profesionales

La gestoría, el abogado o el diseñador que contratas para tu negocio. 100 % deducibles.

6. Formación

Cursos y formación relacionados con tu actividad: deducibles. Un curso de marketing si eres comercial, sí; un máster sin relación con tu oficio, dudoso.

7. Seguros

Seguro de responsabilidad civil de la actividad y seguro médico privado. Este último es deducible hasta 500 €/año por persona (tú, tu cónyuge e hijos menores de 25 que convivan contigo) y 1.500 €/año por persona con discapacidad.

8. Dietas y manutención

Comidas en días de trabajo, siempre que cumplas cuatro condiciones: pago electrónico (no efectivo), factura a tu nombre, motivo profesional y que sea en un municipio distinto al de tu residencia. Los límites deducibles son:

9. Vehículo y desplazamientos

Es el punto más delicado y donde más gente se equivoca:

• El IVA del coche y de sus gastos (combustible, reparaciones) se admite al 50 % por presunción legal, sin tener que probar nada.
• El gasto en IRPF, en cambio, solo es deducible si el vehículo se usa en exclusiva para la actividad (excepto en actividades como transporte, mensajería, taxi o comerciales, donde sí se admite el uso mixto).
• El transporte público en viajes de trabajo (tren, avión, taxi) es deducible al 100 % con factura.

10. Teléfono e internet

Deducible la parte usada para la actividad. Lo más limpio, para evitar discusiones con Hacienda, es tener una línea exclusivamente profesional: así es 100 % deducible sin tener que prorratear.

Tabla rápida

El error que de verdad te cuesta dinero

El error típico del autónomo no es deducir de más, sino deducir de menos: olvidar la cuota de autónomos, no pedir factura de un gasto, perder el justificante o no registrar el gasto en el trimestre. Cada gasto que dejas fuera es dinero que pagas de IRPF y de IVA sin necesidad. Llevar todos tus gastos en un único sitio —con la factura adjunta y la categoría asignada— hace que en cada trimestre tengas el cálculo hecho y no se te escape nada.

Preguntas frecuentes

¿Puedo deducir una comida con un cliente? Sí, si está vinculada a la actividad, tienes factura, pagaste de forma electrónica y la registras. Las comidas particulares, no.

¿Necesito factura o me vale el ticket? Para deducir el IVA necesitas factura completa con tu NIF. El ticket simple no suele servir; pídela siempre.

¿La cuota de autónomos desgrava? Sí, es 100 % deducible como gasto de la actividad. Es de los gastos más claros y de los más olvidados.

¿Cuánto tiempo guardo las facturas? Hacienda puede revisar hasta 4 años (art. 66 LGT), pero el Código de Comercio obliga a conservar la documentación 6 años (art. 30). Guarda los justificantes al menos 6 años.

¿Puedo deducir el coche? El IVA, al 50 % por presunción legal. El gasto en IRPF, solo si el vehículo se usa en exclusiva para la actividad (salvo transporte, taxi, comerciales y similares).

¿Cuánto puedo deducir si trabajo desde casa? De los suministros (luz, agua, gas, internet), el 30 % de la proporción de metros afectos a la actividad. De los gastos de la vivienda (alquiler, IBI, comunidad), la proporción directa de metros afectos, sin el 30 %.

En resumen

Deducir bien es ordenar bien: factura a tu nombre, vinculación con la actividad y registro. La diferencia entre un autónomo que paga lo justo y otro que paga de más no está en "saber trucos", sino en no perder un solo justificante. ClientLabs te deja guardar cada gasto con su factura y su categoría, de modo que al cerrar el trimestre el cálculo del IVA y del IRPF ya esté hecho y no se te escape ninguna deducción.