Cómo hacer una factura: partes obligatorias y plantilla gratis

Cómo hacer una factura: partes obligatorias y plantilla gratis

Una factura correcta necesita siempre lo mismo: un número correlativo, la fecha, tus datos y los de tu cliente, la descripción de lo que vendes, la base imponible, el IVA (y la retención de IRPF si te aplica) y el total. Si falta cualquiera de esos datos, la factura no es válida y tu cliente no puede deducirla. Aquí tienes cada parte explicada, la diferencia entre factura completa y simplificada, un ejemplo de cálculo y una plantilla para empezar hoy mismo.

Partes obligatorias de una factura

El número no puede tener huecos: la numeración es correlativa dentro de cada serie. Puedes usar series distintas (por ejemplo, una para facturas y otra para rectificativas), pero cada serie va seguida.

Ejemplo de cálculo

Vendes un servicio profesional por 1.000 € a una empresa:

• Base imponible: 1.000 €
• IVA (21 %): +210 €
• Retención IRPF (15 %, si aplica): −150 €
• Total a cobrar: 1.060 €

La retención no la pierdes: es un adelanto de tu IRPF que tu cliente ingresa por ti en Hacienda y que recuperas (o ajustas) en la declaración de la renta. Tanto el IVA como la retención se calculan siempre sobre la base imponible, nunca uno sobre otro.

Factura completa vs. factura simplificada

• Factura completa: la habitual. Lleva todos los datos del cliente (incluido su NIF). Es la que tu cliente necesita para deducir el gasto y el IVA.
• Factura simplificada (el antiguo "ticket"): lleva menos datos y se permite cuando el importe no supera los 400 € (IVA incluido), o hasta 3.000 € en determinados sectores (comercio al por menor, hostelería, transporte de personas, aparcamientos, etc.). El problema: si no incluye los datos del destinatario, no siempre sirve para que el receptor deduzca.

Ante la duda, y siempre que tu cliente sea una empresa o un autónomo, emite factura completa.

Cómo numerar tus facturas sin liarte

• Empieza cada año con una serie clara: 2026-001.
• No saltes números ni los repitas: la numeración correlativa es obligatoria.
• Si anulas una factura ya emitida, no la borres: haz una factura rectificativa que la corrija.

Y a partir de 2027, Verifactu

Si emites con software, a partir de tu fecha de Verifactu (1 de julio de 2027 para autónomos) tus facturas deberán incluir huella, código QR y encadenamiento. No es algo que hagas tú a mano: lo añade el programa de forma automática. Si todavía facturas en Excel, es buen momento para planificar el cambio, porque la hoja de cálculo no genera ninguno de esos elementos. Tienes el detalle en Verifactu en 2026.

Descarga la plantilla de factura gratis

Hemos preparado una plantilla de factura editable con todos los campos obligatorios ya colocados, lista para rellenar.

[Descargar plantilla de factura gratis →](#) _(introduce tu email y te la enviamos)_

Es un buen punto de partida para salir del paso. El salto siguiente —numeración automática, IVA calculado solo y facturas conformes con Verifactu— ya pide un programa de facturación.

Preguntas frecuentes

¿Qué datos son obligatorios en una factura? Número correlativo, fecha, datos de emisor y cliente (con NIF), descripción, base imponible, IVA y total. La retención de IRPF, solo si tu actividad la lleva.

¿Puedo hacer facturas en Excel? Hoy es legal, pero a partir de julio de 2027 el software de facturación deberá cumplir Verifactu (huella, QR, encadenamiento), algo que Excel no genera. Conviene cambiar con margen.

¿Cuándo puedo emitir factura simplificada? Cuando el importe no supera los 400 € (IVA incluido), o hasta 3.000 € en sectores concretos como comercio minorista, hostelería o transporte de viajeros. Aun así, si tu cliente quiere deducir, pídele que te confirme si necesita factura completa.

¿Tengo que poner IVA siempre? Casi siempre. Hay operaciones exentas o con inversión del sujeto pasivo, pero por defecto aplicas el tipo que corresponda (21 %, 10 % o 4 %).

¿Cuándo pongo retención de IRPF? Cuando tu actividad es profesional y facturas a empresas o a otros autónomos. El tipo general es 15 % (7 % para nuevos autónomos durante el año de alta y los dos siguientes). Lo desarrollamos en qué retención de IRPF poner.

¿Cómo corrijo una factura con un error? No la borres: emite una factura rectificativa que la corrija, manteniendo intacta la numeración original.

En resumen

Hacer una factura es sencillo si no te dejas ningún campo y respetas la numeración correlativa. La plantilla te saca del apuro hoy; cuando factures con frecuencia, ClientLabs numera solo, calcula el IVA y la retención, y emite facturas conformes con Verifactu por ti, para que no tengas que revisar campo por campo en cada emisión.